Documente și arhivare — Contabilitate pentru antreprenori

Documentele justificative sunt fundația contabilității: fără document, o cheltuială nu există pentru fisc, iar un venit neînregistrat e o problemă. Organizarea și arhivarea lor corectă îți economisește bani (deduceri) și te scapă de stres la un control.

Notă: cotele, plafoanele și pragurile fiscale din România se modifică frecvent prin legislație. Cifrele din acest curs sunt orientative și pot fi depășite — verifică întotdeauna valorile anului curent cu un contabil autorizat sau pe sursele oficiale (ANAF). Cursul te ajută să înțelegi mecanica și să colaborezi bine cu un specialist, nu îl înlocuiește.

Documente pe care le gestionezi

Facturi emise (către clienți) și primite (de la furnizori).
Chitanțe, bonuri fiscale.
Extrase de cont bancar.
Contracte (cu clienți, furnizori, chirie, colaboratori).
State de plată (dacă ai angajați), documente de personal.
Documente vamale / de transport (pentru achiziții din import / intracomunitare).

Regula de aur a cheltuielilor

Pentru orice cheltuială pe care vrei s-o deduci, ai nevoie de un document justificativ pe firmă (cu datele firmei tale, CUI), plătit din contul firmei. „Am cumpărat un laptop de la Emag" fără factură pe firmă = cheltuială personală, nedeductibilă. Cere factura pe firmă de fiecare dată, la fața locului.

Separarea personal / business

Cont bancar dedicat activității — toate încasările și plățile de business trec prin el.
Card de business pentru cheltuieli.
Nu plăti cheltuieli de business din contul personal (și invers).
Amestecul face contabilitatea un coșmar și ascunde adevărata performanță.

Arhivare

Digital: scanează sau fotografiază fiecare document, organizat pe ani și luni, cu backup.
Fizic: păstrează originalele unde legea o cere, în ordine.
Termene de păstrare: legea prevede termene minime de arhivare pentru documente contabile (ani buni) — verifică cu contabilul ce se aplică fiecărui tip.
Un sistem simplu: un folder per an, subfoldere „Facturi emise", „Facturi primite", „Extrase", „Contracte".

Fluxul lunar

Stabilește o zi fixă în lună (ex: 5) când aduni toate documentele lunii anterioare, le verifici (toate facturile au CUI-ul tău corect? lipsește ceva?), le scanezi/organizezi, și le trimiți contabilului. Consecvența previne panica din martie.

Structura de arhivare

Contabilitate/
  2026/
    01-Ianuarie/
      Facturi-emise/
      Facturi-primite/
      Extrase-cont/
      Chitante-bonuri/
    02-Februarie/
      ...
  Contracte/           (permanente, nu pe lună)
  Documente-firma/     (CUI, statut, autorizatii)

Exercițiu

Creează structura de arhivare digitală pentru anul curent. Adună toate documentele de luna trecută, verifică fiecare factură primită (are CUI-ul tău corect?), scaneaz-le și organizeaz-le. Stabilește o zi fixă lunară pentru acest flux.

Greșeli frecvente

Plătești din contul personal și pierzi factura.
Amesteci cheltuieli personale cu ale firmei.
Ceri bon simplu în loc de factură pe firmă pentru cheltuieli deductibile.
Aduni documentele îngrămădit, o dată pe an, în martie.

De reținut

Fără document justificativ pe firmă, cheltuiala nu se deduce.
Cont și card dedicate activității; niciun amestec personal/business.
Arhivare digitală organizată pe ani/luni + backup; respectă termenele legale.
Flux lunar fix: aduni, verifici, scanezi, trimiți contabilului.

Pe scurt

Documentele sunt fundația. Cere factură pe firmă pentru tot ce deduci, separă banii personali de cei de business, și arhivează organizat, lunar.